Vue synoptique des services MyDoc
Une approche hybride, progressive et réaliste
MyDoc ne pousse pas les organisations vers une transformation brutale. Notre approche commence par la réalité du terrain : les volumes, les salles, les boîtes, les typologies documentaires, les utilisateurs, les risques, les contraintes budgétaires et les objectifs métiers. Nous construisons ensuite une trajectoire progressive : audit, réorganisation physique, numérisation prioritaire, GED légère ou complète, SAE, automatisation, formation et support.
Diagnostic documentaire 360
Cartographier les archives, les risques, les volumes et les priorités de votre organisation.
Archivage physique optimisé
Classer, reconditionner, tracer et sécuriser vos fonds de documents papier.
Plans de classement et rétention
Définir des règles claires et légales pour la conservation et la gestion du cycle de vie.
Numérisation, OCR et indexation
Transformer le papier physique en information numérique indexée et interrogeable.
GED légère MyDoc Search
Accéder instantanément aux documents numérisés sans déployer de logiciel lourd.
GED complète / ECM
Centraliser, versionner, automatiser les workflows de validation et intégrer vos logiciels métiers.
SAE et archivage électronique
Conserver durablement les archives numériques avec garantie de traçabilité et d'intégrité.
Formation et conduite du changement
Garantir l'adoption par vos équipes, l'autonomie opérationnelle et la continuité d'usage.
Offres commerciales
Choisissez le pack qui correspond à votre maturité documentaire.
MyDoc Diagnostic 360
Entreprises qui ne connaissent pas leurs volumes ou risques.
MyDoc Archive Room
Organisations avec salles d’archives saturées.
MyDoc Scan & Index
Clients qui veulent numériser un stock défini.
MyDoc Search Lite
PME souhaitant retrouver rapidement les scans.
MyDoc GED Complete
Structures nécessitant workflows, versions et intégration SI.
MyDoc SAE
Besoins de conservation probante et longue durée.
MyDoc Forms & eSign
Assurance, banque, RH, commercial, conformité.
MyDoc Care
Clients déjà équipés ou en post-projet.
Sur devis après diagnostic
Toutes nos offres sont personnalisées après un diagnostic complet de votre écosystème documentaire.
Technologies et écosystème logiciel
MyDoc choisit l’outil adapté à la maturité, au budget, au secteur et aux contraintes IT du client.
M-Files
Organise, sécurise et automatise vos documents grâce à une GED basée sur les métadonnées.
DocuWare
Centralise vos archives et dématérialise vos processus documentaires pour une productivité maximale.
KRYSTAL DMS
Structure vos archives numériques avec des contrôles d'accès stricts et une indexation puissante.
Alignsys
Permet de gérer, signer électroniquement et automatiser vos processus documentaires et vos contrats depuis une plateforme unique.
OmniDocs / Newgen
Traite et archive des volumes massifs de documents pour les grandes entreprises et administrations.
Conformité, sécurité et gouvernance documentaire
La conformité documentaire ne commence pas par un logiciel. Elle commence par une politique claire : savoir quels documents existent, où ils se trouvent, qui y accède, combien de temps ils doivent être conservés, quand ils doivent être détruits et comment prouver leur intégrité.
MyDoc accompagne les organisations dans la mise en place de pratiques documentaires alignées avec les exigences de traçabilité, de conservation, de sécurité et de gouvernance, sous réserve des validations juridiques propres à chaque organisation (ex: Loi n°2024/001).
Traçabilité & Cycle de vie
Inventaires, logs, historique des actions, règles de conservation, sort final, certificats et procédures de destruction sécurisée.
Sécurité & Confidentialité
Habilitations, profils d'accès, engagements de confidentialité, recherche sécurisée par index et OCR.
Intégrité, Audit & Continuité
Versioning, empreintes, contrôle qualité, tableaux de bord, preuves de traitement, PRA/PCA et sauvegardes.
Solutions par secteur
Chaque organisation possède des documents critiques, mais les risques ne sont pas les mêmes selon le secteur. MyDoc adapte ses méthodes, ses index, ses workflows et ses règles de conservation aux réalités métiers.
Banques & microfinance
Ouvertures de comptes, dossiers de crédit, garanties, conformité KYC.
Recherche par numéro de compte, vérification d'exhaustivité des dossiers de crédit, workflows de validation de prêt, durée de conservation stricte, sécurisation face à la fraude.
Administrations & CTD
État civil, arrêtés, délibérations, marchés publics, registres du personnel, correspondances.
Classement selon la nomenclature de l'État, numérisation massive, registres de courriers entrants/sortants, archivage définitif, accès interservices.
Professions réglementées
Minutes notariales, dossiers de plaidoirie, baux, actes authentiques, bilans.
Sécurité extrême, gestion des habilitations (secret professionnel), SAE pour garantir la valeur probante, structuration par dossier.
Logistique & transport
Bons de livraison (BL), factures douanières, manifestes, connaissements (B/L).
Numérisation rapide des BL pour facturation immédiate, OCR sur documents douaniers, lien BL/Facture, accès mobile.
Assurances
Contrats, polices, constats, sinistres, rapports d'expertise, pièces d'identité.
Rapprochement automatique contrat/sinistre, partage sécurisé avec les experts, GED structurée par numéro de police, signature électronique des contrats.
PME & groupes privés
Contrats commerciaux, factures, dossiers RH, documents administratifs et fiscaux.
Dématérialisation des factures, portail RH, validation des bons de commande, centralisation des archives au siège, recherche plein texte.
Immobilier & foncier
Titres fonciers, baux, plans architecturaux, permis de construire, AG de copropriété.
Indexation spatiale/parcelle, conservation très longue durée (actes), gestion des plans grand format, partage avec les syndics.
Santé & éducation
Dossiers patients, imagerie médicale / Dossiers étudiants, diplômes, relevés de notes.
Confidentialité des données, traçabilité des consultations / Lutte contre la fraude aux diplômes, numérisation des historiques.
Sept étapes vers une gouvernance documentaire maîtrisée.
Un processus structuré, tracé, et exécuté avec rigueur — du diagnostic à la gouvernance continue.
Diagnostic & cadrage
Comprendre le besoin, les volumes, les risques et l'existant, pour produire un rapport de diagnostic, une cartographie, un plan d'action et un budget indicatif.
Réorganisation physique
Remettre en ordre les fonds papier et sécuriser les espaces, afin de livrer un plan de classement, des boîtes étiquetées, un inventaire et une procédure d'accès.
Gouvernance documentaire
Structurer les règles de conservation et les responsabilités, en mettant en place une nomenclature, un calendrier de conservation et des procédures claires.
Numérisation & indexation
Créer les fichiers numériques exploitables (Images/PDF, OCR, index, contrôle qualité) et fournir un rapport complet de production.
GED / SAE
Mettre à disposition, automatiser et archiver électroniquement vos documents via une plateforme avec workflows, droits, tableaux de bord et SAE si requis.
Formation & conduite du changement
Assurer l'adoption par les utilisateurs en organisant des sessions de formation, en créant des guides et en garantissant un transfert de compétences.
Support & amélioration continue
Maintenir le dispositif et l'améliorer au fil du temps via un support réactif, des audits périodiques, des corrections et des optimisations.
Ils nous ont fait confiance.
Une expertise opérationnelle éprouvée auprès de partenaires majeurs du secteur public et privé en Afrique centrale.
Questions fréquentes
Prêt à transformer votre gestion documentaire ?
Vous avez des archives physiques à remettre en ordre, des documents à numériser, un projet GED à cadrer ou un besoin SAE à évaluer ? Les équipes MyDoc vous accompagnent.
MyDoc Akwa-Douala
573 Rue Sylvani, Akwa-Douala, Cameroun, BP 7204
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